در مرحله اول فرم های لازم (فرم تسویه حساب، فرم احراز و فرم تطبیق) را از سایت دانشکده دانلود و پرینت نمایید. البته لازم به ذکر است که فرم احراز شرایط فارغ التحصیلی موجود در سایت دانشکده قدیمی است و لذا باید از سایت دانشگاه دانلود شود.
در مرحله‌ی بعد در حالی که در انتظار وارد شدن همه نمرات به کارنامه هستید میتوانید شش امضای لازم برای فرم احراز خود را جمع آوری کنید. لازم است که در صورتی که عجله دارید به اساتیدی که با آن‌ها در ترم جاری درس دارید مراجعه کرده و بگویید که نمره دروس را سریع تر رد کنند چرا که از ترم پیش امکان ارسال نمره به صورت انفرادی وجود ندارد. در حین انجام مراحل ثبت نمره میتوانید با تکمیل فرم تطبیق امضاهای مربوط به استاد راهنما، مسئول گروه و شش امضای مربوط به ۶ مربع پایین صفحه اول و بالای صفحه دوم را جمع کنید.
[درصورتی که برای وارد کردن نمره خود عجله دارید]: روند وارد کردن نمره به این شکل است که ابتدا اساتید نمره‌ای را در edu ثبت می‌کنند. پس از اینکه سه روز از این ثبت نمره گذشته باشد، استاد می‌تواند به ثبت نهایی آن‌ها اقدام کند. برای ثبت نهایی، وی پرینت نمره‌ها را امضا کرده و پس از امضای معاون آموزشی به دفتر دانشکده می‌دهد. دفتر دانشکده این برگه‌ها را به آموزش (امور کارنامه) می‌فرستد و آن‌ها پس از چک کردن لیست، ثبت نهایی و در کارنامه وارد می‌کنند. برای پیگیری نمره خود، از استاد شروع کرده و تا آموزش را پیگیری کنید. تنها با اندکی اصرار کردن میتوانید روند ثبت نمره خود را که شاید چند روز قرار است طول بکشد، یک ساعته انجام بدهید.
برای تسریع در کلیه امور مربوط به فارغ التحصیلی میتوانید به دفتر رئیس آموزش دانشگاه مراجعه کنید و با پر کردن فرمی درخواست تسریع بدهید. با توجه به درخواست شما، ایشان نامه‌ای را به اداره مربوطه میفرستند.
پس از وارد شدن کلیه نمره‌ها برای مرحله بعد باید امضاهای تسویه حساب موجود در فرم های تسویه حساب دانشکده را تکمیل کنید.
پس از وارد شدن کلیه نمره‌ها به اداره امور کارنامه بروید و بگویید که برای امور فارغ التحصیلی نیاز به یک نسخه از کارنامه دارید. سپس با یک نسخه کپی از فرم احراز و یک نسخه از کارنامه که همه نمره های شما در آن وارد شده به همراه فرم های مربوط به دانشکده به دفتر دانشکده در طبقه شش مراجعه کنید. یا دفتر رئیس دانشکده اگر عجله دارید. ایشان پس از چک کردن مدارک، فرم احراز را امضا کرده و پس از آن به دفتر دانشکده بروید و در آنجا نیز مهر و امضا کنید.
با فرم احراز کامل شده، کارت دانشجویی و فرم تطبیق به اداره دانش آموختگان در اداره کل آموزش مراجعه کنید. در این بخش برای دریافت گواهی موقت به شما گفته خواهد شد که بین ۷ تا ۱۰ روز صبر کنید که در صورتی که عجله دارید با مطرح کردن علت آن و کمی پاچه خواری میتوانید کمی کار را سریع کنید. البته اولین تاریخ فارغ التحصیلی پایان ترم یعنی ۳۱ تیر است که اگر میخواهید زودتر از موعد گفته شده فارغ شوید باید از دفتر رئیس آموزش فرم درخواست تغییر تاریخ فراغت از تحصیل دریافت کرده و امضاهای آن را بگیرید.
پس از گرفتن مدرک فراغت در سایت نشا ثبت نام کنید. در مراحل ثبت نام پس از اطلاعات عمومی از شما تقاضای دریافت تصاویر مدارک مختلفی می‌شود (هر قسمت که شک کردید مدرک فراغتی که دانشگاه به شما داده است را آپلود کنید). تصاویری که آپلود می‌کنید حتما شرایط گفته شده را داشته باشد، درصورت خطا باید دوباره همه را آپلود کنید. پس از تکمیل ثبت نام از بخش مدیریت درخواست‌ها در منوی بالای صفحه، ثبت درخواست نامه به نظام وظیفه را انتخاب کنید و با انتخاب گزینه «نامه معرفی اولیه» و نوشتن توضیحی خلاصه و آپلود کردن پاسپورت، مدرک فراغت و پذیرش، درخواست خود را ثبت کنید.(اینکه چه مدرکی آپلود می‌کنید و یا چه توضیحی می‌نویسید اصلا اهمیتی ندارد، فقط باید درخواست را ثبت کنید و سپس مراجعه کنید.) پس از ثبت درخواست، زمانی برای مراجعه به شما نشان داده می‌شود که کاملا الکی است و هرموقع خواستید میتوانید مراجعه کنید. برای مراجعه شماره پرونده خود را به همراه داشته باشید.
(در مراحل بعدی، همواره پاسپورت، شناسنامه، کارت ملی و کپی آن‌ها را به همراه داشته باشید تا برای کپی کردن زمانی را معطل نشوید.)
در این مرحله باید به سازمان امور دانشجویان در میدان فرودسی مراجعه کنید. برای مراجعه، شماره پرونده، کپی شناسنامه و کارت ملی، اصل و کپی پذیرش، اصل و کپی مدرک زبان و همچنین اصل و کپی مدرک فارغ التحصیلی خود را باید به همراه داشته باشید. در سازمان امور دانشجویان ابتدا باید به ساختمان کناری رفته و در ابتدای ورود نوبت مربوط به نظام‌وظیفه بگیرید. در باجه مربوط به نظام وظیفه (باجه ۷ یا ۸) به خانم نظم ده مراجعه نمایید (البته تجربه‌ی نگارنده نشان می‌دهد خانم باجه ۷ (باجه سمت راست خانم نظم‌ده) مهربان‌تر است. همچنین دربرخی ساعات کلا شماره خیلی جدی گرفته نمی‌شود و هروقت که دیدید خانم کناری بیکار شدند، به ایشان مراجعه کنید). با ارایه فرم پذیرش( آی-۲۰) و گواهی موقت فراغت که از دانشگاه پس از پایان مراحل قبل دریافت کرده‌اید و با توجه به کشوری که قصد ادامه تحصیل در آن را دارید، باید به یکی از کارشناسان اداره مجاور مراجعه کرده و صحت مدرک ادمیشن خود را تایید کنید.
پس از تایید این مدرک (که احتمالا در طبقه دوم سازمان انجام می‌شود) در همکف، یک پوشه بگیرید و سپس به خانم نظم ده یا همکار ایشان (که ایشان خیلی بهترن کلا :دی) مراجعه کنید. پس از مشاهده پرونده از شما خواسته می‌شود که صبر کنید. پس از بررسی پرونده توسط رئیس و امضای نامه، یکی از خانم‌های باجه ۷ یا ۸ اسم شما را خوانده و نامه‌ای را خطاب به سازمان وظیفه به شما مي‌دهد. به سازمان وظیفه در میدان سپاه بروید.
(برای رفتن به سازمان وظیفه، به هیچ وجه از تاکسی‌های دم در سازمان استفاده نکنید. تا طالقانی اندکی پیاده بروید و با قیمت بسیار اندک-تجربه نگارنده هزارتومن در مقابل ۱۲هزارتومن است-، از آنجا تا میدان سپاه خطی بگیرید).
در سازمان نظام وظیفه، ابتدا برای باجه ۱(امورمالی) و همچنین باجه های ۱۰ تا ۱۲(گواهی اشتغال دانشجویان تهران و خارج از کشور)، شماره بگیرید. ابتدا به باجه ۱۰تا ۱۲ مراجعه کنید، پس از دریافت و پر کردن مدارک مربوطه به بخش امور مالی در باجه یک مراجعه کنید.( با توجه به نوبتی بودن این سیستم‌ها در هر مرحله به دستگاه نوبت دهی مراجعه کنید و چند نوبت برای بخش‌های مختلف بگیرید تا هرگاه کار تمام شد زیاد در صف بخش دیگر معطل نشوید. )
پس از دریافت فرم و تمپلیت نامه از امور مالی به بانک مراجعه کرده،حساب بلندمدت خود را بازکنید و وثیقه را بگذارید.
بانک‌های مختلف شرایط مختلفی برای اعطای ضمانت‌نامه دارند. اگر خیلی عجله دارید توصیه می‌شود که بانک قوامین را انتخاب کنید تا معطلی شما به حداقل برسد. به طور مثال بانک قوامین (در زمانی که این متن نوشته می‌شد) علاوه بر ۱۵ میلیون تومان وثیقه، ۱/۵ میلیون تومان وجه الضمان و سالی ۱۰۰ هزارتومان کارمزد می‌گیرد. به طور مثال برای دوره دکتری شما باید ۱۷ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان داشته باشید.
از بانک بخواهید نامه ضمانت را دقیقا همانند تمپلیت ارایه شده توسط نظام‌وظیفه تنظیم کند. کوچکترین تفاوتی باعث ایجاد تاخیر در روند کاری شما می‌شود.حال با نامه تایید شده به نظام وظیفه مراجعه کنید. قبل از مراجعه به باجه ۱(امور مالی) بروید از مدارک ضمانت‌نامه و فرم‌های خود کپی تهیه کنید و یک پوشه بگیرید و سپس به باجه ۱ بروید (در صورتی که شلوغ است اول شماره بگیرید و بعد برای کپی و پوشه اقدام کنید.) حال مسئول این بخش مدارک شما را در پوشه قرار می‌دهد، یک سری چیز می‌نویسد و مهر و امضا میکند و همه‌ی انها را از قسمت وسط منگنه میکند و یکی از فرم‌هایی که باجه ۱۰-۱۲ قبلا به شما داده بود و پر کرده بودید را می‌کَند (که در این مرحله فرم تقریبا جر می‌خورد) و به شما می‌گوید به باجه ۱۰-۱۲ مراجعه کنید.
[یک تجربه خاص در بانک قوامین :)) ]: اگر عجله داری بهترین گزینه است. البته نگارنده، پس از مراجعه به آنجا با قطعی سیستم مواجه شد. به طوری که ساعت ۱۱ به آنجا مراجعه کردم و تا ۲ سیستم وصل نشد. البته با اصرار اینجانب، قرار براین شد که نامه‌ای را به صورت موقت بدهند و همچنین با مسئولین سازمان وظیفه برای راه دادن ما هماهنگی شد و همان موقع (باوجود بسته بودن درب اصلی سازمان) به آنجا مراجعه کردیم و کار انجام شد. هدف از این پاراگرف این است که اولا به شما گوشزد شود که شاید سیستم بانک قوامین به مشکل بخورد و همچنین اهمیت اصرار به رئیس را نشان می‌دهد :دی
پس از آن دوباره به باجه های ۱۰ تا ۱۲ بروید و پس از گرفتن نامه خطاب به وزارت علوم (که موافقت با ادامه تحصیل شما در خارج از کشور است) به باجه ۳ برای مهر و امضا بروید. احتمالا مسئول باجه ۳ می‌گوید بیا تو! از در کنار باجه ۱ بروید داخل و پیش مسئولی که پشت متصدی باجه ۳ نشسته بروید و نامه را به او بدهید. ایشان نامه را نخوانده امضا میکند و سپس در حالی که در داخل اتاق هستید نامه را از پشت به متصدی باجه ۳ می‌دهید تا آنرا برای شما مهر کند. او به شما می‌گوید به وزارت علوم بروید.
تبریک، کار در نظام وظیفه تمام شد. مدرک مهر شده را به سازمان امور دانشجویان بر می‌گردانید. از بایگانی(درهمان ساختمان کناری است) پرونده خود را با گفتن شماره پرونده تحویل بگیرید و با مراجعه دوباره به خانم نظم ده یا همکارشان ( ۷ یا ۸ ) اجازه لغو تعهد از دانشگاه مبدا را دریافت کنید و به دانشگاه خودمان برگردید تا مبلغ مدرک خود را پرداخت کنید. ( مدرکی که از نظام وظیفه دریافت کرده اید باید در سایت نشا آپلود شود ولی در صورتی که عجله دارید با مراجعه به بخش انتشارات خود سازمان امور دانشجویان و پرداخت اندک مبلغی در کمترین زمان این کار را انجام دهید و معطل نشوید)
با مراجعه به دانشگاه و اداره امور دانش آموختگان اقدام به آزادکردن مدرک خود کنید. نامه‌ای که سازمان امور دانشجویان به شما داده است را به باجه ۱ بدهید، پس از بررسی واحدهای شما مدارکی را برای تکمیل به شما می‌دهند و گفته می‌شود که باجه ۲ مراجعه کنید. در باجه ۲، مبلغی که باید پرداخت کنید را حساب کرده و برگه‌ای را به شما مي‌دهد که مبلغ پرداختی را نوشته است.
پرداخت باید به صورت نقدی و در بانک ملی باشد، زیرا از شما فیش پرداختی و کپی آن را می‌خواهند. به این منظور سه روش برای پرداخت پیش روی شماست (درتمامی این روش‌ها حتما فیش پرداختی و کاغذی که مسئول دانشگاه به شما داده است را باید نگه دارید و به ایشان بازگردانید):
اگر حساب بانک ملی دارید که کارتان آسان است. به هر شعبه‌ای از بانک ملی میتوانید مراجعه کرده و از حسابتان به این حساب واریز کنید.
اگر میخواهید به صورت نقدی پرداخت کنید و حساب بانک ملی ندارید، باید به شعبه فردوسی بانک ملی بروید و پرداخت را انجام دهید.
درحساب دیگری پول دارید و میخواهید در یک بانک ملی جز شعبه فرودسی کار خود را انجام دهید. در این صورت باید ابتدا یک حساب بانک ملی افتتاح کنید، سپس به هر روشی پول خود را به این حساب منتقل کرده و پرداخت را انجام دهید.
اگر بیش از ۲ هفته تا خروج از کشور وقت دارید میتوانید دانشنامه و اصل ریز نمرات فارسی و لاتین خود را شخصا دریافت کنید. (البته به طور معمول صدور این دو کمتر از ۱ هفته زمان می‌برد) در غیر این صورت حتما به یکی از اقوام و یا دوستان خود وکالت بدهید تا مدارک شما را دریافت کنند. دانشگاه این مدارک را به جز خود شخص با ارایه کارت شناسایی و یا وکیل قانونی به شخص دیگری تحویل نمی‌دهد.
پس از واریز پول، از فیش پرداختی کپی بگیرید و به همراه اصل آن، فرمی که برای پرکردن به شما داده شده بود و کاغدی که مبلغ برروی آن نوشته شده بود به اداره دانش آموختگان مراجعه کنید. در این قسمت نامه A4 به شما داده می‌شود که در آن ریز نمرات نوشته شده است. همچنین نامه A5 داده می‌شود که از شما خواسته می‌شود به اتاق ۲۰۴ رفته و آن را در پاکت قرار دهید. (اتاق ۲۰۴، طبقه دوم آموزش است و وقتی از پله‌ها بالا می‌روید سمت چپ شما است و نه راست :دی)
با نامه‌ی در پاکتی که دانشگاه به شما داده است و ریز نمرات (به همراه کپی آن‌ها) به وزارت علوم بروید. شماره گرفته و از بایگانی پرونده خود را بگیرید.سپس به باجه ۷یا۸ رفته، پس از بررسی پرونده و امضای رئیس، شما را به اداره گذرنامه میفرستند تا خروج از کشور خود را دریافت نمایید. اداره گذرنامه در خیابان شهرآرا، ستارخان است. اگر با ماشین می‌روید، این خیابان یک طرفه رو به پایین است و باید از خیابان پاتریس لومومبا بروید و خیابان یازدهم را بپیچید.
پس از وارد شدن به اداره گذرنامه، ابتدا به ساختمان شماره یک (از درب ورودی که می‌آیید، سمت چپ شماست) و قسمت دبیرخانه بروید. نامه‌ای که سازمان امور دانشجویان داده است را به مسئول آنجا بدهید تا ثبت کرده و مهر بزند. سپس به همراه نامه، شناسنامه و همچنین پاسپورت به باجه شماره ۴ بروید. در این باجه از شما می‌خواهد که مدارک خود را نشان دهید و در صورت داشتن کلیه مدارک، شماره و یک برگه کاغذ می‌دهد. در زمانی که منتظر خواندن شماره هستید، برگه کاغذ که در آن باید اطلاعات دو نفر از بستگان خود را بنویسید، پر کنید. پس از خواند شماره، به باجه مراجعه کنید. نامه، پاسپورت و شناسنامه را تحویل دهید. کارمند آنجا پاسپورت را گرفته و به شما یک قبض می‌دهد که روزی را که باید برای تحویل پاسپورت خود مراجعه کنید، نوشته است.
درصورتی که برای تحویل پاسپورت عجله دارید، هنگامی که پاسپورت خود را تحویل دادید، به کارمند آنجا اصرار کنید. در صورتی که جواب نداد، پس از گرفتن قبض، به رئیس آنجا (قبل از باجه یک، یه سری صندلی هست و یه سربازی اونجاس، بش بگین می‌خوام برم پیش رئیس بت می‌گه صب کن و بعد می‌فرستتون داخل) مراجعه کنید. با گفتن دلیل عجله و اصرار، احتمالا وی به شما خواهد گفت که زودتر مراجعه کنید.
برای دریافت گذرنامه خود به انتهای سالن ساختمان اصلی اداره گذرنامه مراجعه کنید و پاسپورت خود را بگیرید. قبض داده شده در مرحله قبل را حتما باید با خود داشته باشید. برای اطمینان پس از گرفتن پاسپورت، از همان افسر مسئول تحویل دادن پاسپورت بخواهید تا خروجی شما را چک کند.
تبریک می‌گم، خلاص شدی رفت دیگه :دی خارج خوش بگذره! دیگه می‌تونی بری خارج! برای ما هم دعوت نامه بفرست :)
این مراحل گفته شده در بالا می‌توانند از ۳ روز تا ۱ ماه طول بکشند. همه چیز بستگی به همت و اصرار خود شما و دنبال کردن نامه‌هایتان در اتاق های مختلف دارد.
با تشکر از: روحی، عارف، کامیار، مری…